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Tipps für erfolgreiche Besprechungen

„Das Einzige, was bei Meetings herauskommt, sind die Leute, die hineingehen“ - ist ein Spruch, der sich durch leidgeprüfte Besprechungsteilnehmer etablierte. Die Gesprächskultur sagt viel über den Zustand eines Unternehmens aus. Meetings gehören gestaltet, vorbereitet und moderiert. Denn Besprechungen sind nötig, um sich auf dem aktuellen Stand zu halten, Wissen auszutauschen oder Synergien zu entwickeln.

Meetings kosten aber auch Geld, an dem Firmen sparen können, wenn Konferenzen zügig und effizient vor sich gehen. Gerade Führungskräfte sollten hinterfragen, welches Meeting in welcher Besetzung sinnvoll ist.

Mehr Effizienz in Meetings erzielen Unternehmen, wenn sie folgende Regeln beachten:

  1. Teilnehmerkreis straffen: Es muss nicht immer die gleiche Runde tagen. Wer an einem Meeting teilnimmt, hängt von der Zielsetzung ab. Nur die Mitarbeiter, die zur Sitzungsarbeit beitragen können oder davon profitieren, gehören auf die Einladung. Will man eine große Menge Mitarbeiter schnell informieren, reicht oft eine Rundmail.

  2. Tagesordnung festlegen: Allen Teilnehmern, muss klar sein, worum es geht. Konkrete Ziele und Zeitpläne für jeden Tagesordnungspunkt sind Bestandteil der Einladung. Statt also lediglich „Projekt xy“ auf in der Agende zu benennen, muss beschrieben werden, worum es genau geht, etwa Bewertung des Zeitplans und Vergabe von den nächsten Aufgaben - Dauer 30 Minuten.

  3. Vorbereiten: Oft sind Teilnehmer nicht ausreichend auf eine Besprechung vorbereitet. Hier hat der Einladende Vorbildfunktion. Notwendige Informationen sollte er den Besprechungsteilnehmern rechtzeitig zur Verfügung stellen. Sind Informationen seitens der Teilnehmer erforderlich, müssen diese erfahren, ob und wie sie ins Meeting eingebracht werden sollen. Klare Aufträge sind hier hilfreich, etwa: Bitte bringen Sie zur Besprechung eine Übersicht Ihrer abgeschlossenen Projektarbeit und benennen sie die noch erforderlichen Kapazitäten, um das Projekt xy abschließen können. Ohne Vorbereitung ist es kaum möglich, vernünftige Besprechungsergebnisse zu erreichen.

  4. Verlauf moderieren: Ein effizientes Meeting braucht eine straffe, zielorientierte Moderation. Sobald die Diskussion vom eigentlichen Besprechungsziel abschweift oder Einzelne den Termin zur ausgiebigen Selbstdarstellung nutzen, sollte der Moderator eingreifen. Gesprächsleitung heißt auch, den Zeitplan im Griff zu halten - mit der Uhr im Blick. Ein Gesprächsleiter hat die Aufgabe, Ergebnisse der gemeinsamen Arbeit kurz zu wiederholen, um Missverständnisse und spätere Diskussionen ums Protokoll zu vermeiden. Zeigt es sich, dass ergebnisrelevante Informationen fehlen, wird das weitere, zielgerichtete Vorgehen vereinbart und im Protokoll festgehalten.

  5. Protokollieren: Das Protokoll gibt wichtige Informationen wieder, die beim Meeting kommuniziert wurden sowie erarbeitete Ergebnisse. Effizienz bedeutet hier, genau zu überlegen, wer das Protokoll zur Kenntnis oder Rückmeldung erhält. Ein klar begrenzter Verteiler spart teure Arbeitszeit. Der umfasst in der Regel alle Teilnehmer, auch verhinderte, und daneben weitere Personen, die über die Besprechungsergebnisse informiert werden müssen. Effizienz heißt auch, dass Protokolle von Befugten eingesehen werden können, ohne lange suchen oder fragen zu müssen. Klare Ablagestrukturen und Zugriffsrechte sind hier unabdingbar.

  6. Umsetzung festlegen: Besprechungsergebnisse machen nur Sinn, wenn Kapazitäten, Verantwortlichkeiten und Zeiträume zu deren Umsetzung geplant und eingehalten werden. Dazu weist der Besprechungsleiter am besten direkt nach dem Meeting Aufgaben konkret zu. Zu den Führungsaufgaben gehört, zu kontrollieren, ob die Aufgaben umgesetzt werden – Zwischenkontrollpunkte erleichtern das. Effizienz und Nutzen von Meetings offenbaren sich letztlich darin, dass Aufgaben so umgesetzt werden, wie sie in der Besprechung geplant wurden.

Übrigens: Zwei Softwarefirmen, Netviewer und Mindjet, befragten 800 deutschsprachige Führungskräfte zum Thema Besprechungen. Davon sagen 71 Prozent, dass Besprechungen und Meetings besser vorbereitet gehören. Mehr als die Hälfte machen unproduktive Meetings für Verzögerungen in Arbeitsabläufen verantwortlich und etwa 50 Prozent sehen großes Optimierungspotential in den internen Kommunikations- und Informationsprozessen.

 

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