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Trend zur digitalen Besprechungskultur

Handwerk, Agenturen, Ingenieurbüros, Freiberufler – auch der Mittelstand wird immer globaler und vor allem digitaler. Und weil vielfach die Büro-Infrastruktur damit nicht mithält, hat die Schorndorfer Büro-Schlang GmbH dafür mit „Happy Meeting“ eine Marke mit Konferenz-Lösungen entwickelt, die Inhaber Andreas Schert am Montag rund 20 Kunden und Interessierten vorgestellt hat.

Mit der Marke, deren Herzstück der Meeting-Point ist, reagiert Schlang auf aktuelle Trends. Denn das 1960 gegründete Unternehmen hat sich selbst vom Bürobedarf-Lieferanten samt Online-Shop und Büroeinrichter in der Region Stuttgart zum Vollserviceanbieter weiterentwickelt. Schon bisher wurden einzelne Module aus dem neuen Portfolio geliefert, etwa interaktive Tafelsysteme wie Whiteboards, Beamern und Touchfunktion, Besprechungs-Tische und –Stühle.

Mit „Happy Meeting“, das über eine eigene Webseite verfügt, wird dies erweitert. „Wie ein Küchenstudio neben Möbeln und Geräten auch Kochtöpfe liefert, bekommen Sie bei uns jetzt auch Ausstattung, Möbel und Medientechnik aus einer Hand für Ihren Besprechungsraum“, so Inhaber Schert. Im Beisein der Schorndorfer Wirtschaftsfördererin Gabriele Koch, von lokalen Handwerkern und Steuerberatern, aber auch Kunden aus Bietigheim aus der Pharmabranche skizzierte der Gastgeber acht Trends.

So seien heute mobile Besprechungen üblich, für die es nur Hocker und Laptop benötigt. Längere Besprechungen bräuchten Stehtisch mit Barhockern. Größere Firmen nutzen Kommunikationszonen mit kleinen, schallgeschützten Besprechungsboxen. Von Beamer und Leinwand gehe der Trend zu interaktiven Touchpanels, bei denen man digitale Dokumente in Echtzeit und dauerhaft mit Finger oder Stift verändern oder farblich markieren kann.

„Das bleibt auch, wenn Sie die Präsentation verkleinern oder per Mail versenden“, sagte Schert, während er das Erzählte versiert vorführte. Ein wichtiger Trend seien kabellose Präsentationen: Das Endgerät wählt sich via WLAN und Freihandeingabe in den Monitor ein, der ihm alle lokal verfügbaren Optionen anzeigt. Auch dies führte der Referent so vor, dass auch der technische Laie gut folgen konnte.

Für eine Video- oder Webkonferenz sei eine schnelle Netz-Infrastruktur Voraussetzung. Erfahrungen zeigten, dass solche Besprechungen um ein Fünftel effizienter sind, weil alle Teilnehmer fokussiert sind. Hinzu komme die Zeitersparnis, weil An- und Abfahrt entfallen. „Was bisher global war und sich aktuell national durchsetzt, wird bald auch zwischen beieinanderliegenden Orten gelten“, ist sich Schert sicher, der selbst damit beste Erfahrungen hat.

Eine Variante der Konferenz ist die sogenannte Collaboration: Hier werden Menschen schnell, unbürokratisch und spontan zusammengeschaltet per interaktivem Touchdisplay, integriertem PC, Video und Mikro, so dass jeder alles verfügbar hat. Dabei sitzt ein Teil der Teilnehmer beisammen und andere werden zugeschaltet, um etwa ein Detail mit ihnen zu besprechen.

„Office 4.0 ist schließlich die perfekte Lösung, die jegliche Präsenz erübrigt,“ so Schert. Gearbeitet werden kann dann von überall und jederzeit. Das sei wichtig, um als Arbeitgeber attraktiv zu sein, Stichwort Fachkräftemangel, aber auch, um für Projekte punktuell Experten zusammen zu holen und Kapazitäten verfügbar zu machen. Mit Happy Meeting, so Scherts Fazit, liefert er die Basisausstattung in den Einstieg in diese Welt moderner Bürokommunikation.

Auf der Homepage findet der Besucher unter anderem einen identischen Raum in fünf unterschiedlichen Styles: Klassisch, modern, Steh-Sitz, mobil-modular und exklusiv. Damit will der Büroexperte vermitteln, wie individuell jede Anforderung und jede Lösung ist, was auch die anschließende lebhafte Diskussion zeigte. Tenor: Auf der Website kann man sich Anregungen holen, aber die individuelle Beratung und Spezifikation von Lösungen ist unverzichtbar.

Die Basisversion des MeetingPoints, den es bis Jahresende für knapp 5000 Euro gibt, besteht aus sieben Komponenten: Medienschrank samt Stehtisch für vier bis fünf Personen; vier Stehsitz-Stühle; zwei Anschlussfelder für Technik verdeckt auf dem Tisch und im Schrank; 4K-Display mit Drei-Jahres-Garantie vor Ort; drahtlose Technik für Miracast (Android) und Apple; die Mediensteuerung als Herzstück am Schrank in Alu-Optik und LED und schließlich Montage und Inbetriebnahme.

Leonhard Fromm, 20.10.2017

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